Fique de olho na Comunicação Empresarial
Seja interna ou externa, a comunicação bem feita é fundamental para uma empresa. Não importa se o seu empreendimento tem dois ou 200 colaboradores, a troca de informações deve ser eficiente! Falar com os clientes, abrir novos canais, contratar profissionais ou empresas especializadas para atualizar e movimentar suas redes sociais, ter uma central telefônica (caso seja necessário) com atendimento de qualidade ao consumidor e uma boa redação das Faqs na página são apenas alguns tópicos relevantes nesse processo.
É importante investir na comunicação. E isso serve também para a comunicação com e entre seus colaboradores. Deve ser o mais direta possível. Ninguém, por exemplo, gosta de receber um e-mail que já passou por todos os níveis hierárquicos, assinalado pelo assunto: “ENC:ENC:ENC:RES:ENC Comunicado” e muitos nem irão abrir este e-mail.
Para haver comunicação é preciso que exista: o emissor, o receptor, a mensagem, o canal de propagação, o meio de comunicação, a resposta (feedback) e o ambiente onde o processo comunicativo se realiza. Mas será que o emissor tem total conhecimento da mensagem a ser passada? E o que ele espera que o receptor faça quando finalmente receber a mensagem? O receptor de fato entendeu o que lhe foi passado? E a mensagem, está no formato mais compreensível possível?
Na comunicação empresarial eficaz três aspectos essenciais são trabalhados: primeiro, o conteúdo que precisa ser comunicado; segundo, como a informação é tratada; e, terceiro, se a mensagem foi recebida e compreendida. Isso tudo pode parecer bastante óbvio e simples, mas a realidade organizacional nos mostra o contrário: pequenas falhas geram grandes problemas!
O e-mail é uma das ferramentas mais utilizadas; é prático, praticamente gratuito, rápido e nele fica tudo registrado. Até aí tudo bem. Uma das coisas mais importantes em relação aos e-mails é a pressa, isso não serve como desculpa para encaminhar e-mails que deveriam ser editados. Isso evita que o receptor leia coisas desnecessárias, denota capricho e dedicação, e torna a mensagem mais objetiva e pessoal. Então, se você recebeu um e-mail depois outra mensagem complementar, e supostamente precisa passar adiante para sua equipe de vendedores, é preferível que você gaste alguns minutos organizando a informação – colocando o que é mais importante no começo do texto – do que fazer com que cada um dos seus vinte vendedores perca dez minutos procurando qual a informação importante daquele contato.
Ainda falando de e-mails: tome cuidado com campo “Assunto”. O receptor é bem seletivo e só abrirar se o assunto parecer bastante interessante ou necessário. Se não for muito atraente, mesmo sendo um e-mail da empresa, seu colaborador pode decidir abrir a mensagem “mais tarde”… aí, pode ser tarde demais! Seja objetivo, sinalize se for “urgente” e evite termos vagos como “relatório” ou “compra”, se o termo relatório for necessário, acrescente outro termo que o especifique. Ex: Relatório semanal: 16 a 20/12/2013
Os smartphones se tornaram populares e com eles a utilização de apps de mensagens instantâneas como: WeChat, WhatsApp, Messenger, Hangouts, Line e outros. Realmente são práticos e o custo de utilização é mínimo, desde que cada pessoa tenha seu dispositivo. Você pode criar grupos: trabalho, gerência, vendas, entre outros e enviar uma única mensagem com a informação para todos. Até aí, tudo bem! O problema surge com as respostas, seja pelo conteúdo ou pela quantidade delas. Imagine 30 pessoas respondendo um contato e depois conversando entre si. Alguém que não conseguiu acompanhar a conversa desde o seu início irá se assustar com 60 mensagens para ler, perderá bastante tempo lendo ou simplesmente sairá da conversa. Fora que ficar com o aplicativo sinalizando a cada segundo não é nada agradável e pode atrapalhar o ritmo de trabalho. E essa realmente é a ideia inversa. Conselho: use apenas para mensagens individuais, pequenos grupos ou com muita reserva para assuntos que dispensem respostas… mas mesmo assim elas vão brotar.
Outro ponto importante e que merece cuidados é a “hora” de encaminhar as mensagens por esses apps. Tenha cuidado, a linha entre o profissional e o pessoal fica muito frágil diante dessas ferramentas. Evite enviar mensagens de trabalho no horário de almoço de colaboradores e colegas. E nunca envie depois do expediente, em finais de semanas, feriados ou férias. Isso é altamente indelicado. Prefira o e-mail, caso seja necessário. E nada de mandar perguntinhas do tipo: “Já tá vindo?”, “Está onde ? “Vai se atrasar ?”. Caso o seu funcionário tenha o hábito de se atrasar, chame-o para uma conversa amigável ou encaminhe para o RH.
Valorize o “feedback”! A mensagem chegou ao e-mail do destinatário? Ele leu seu conteúdo? E o mais importante: ele entendeu o que foi passado? Na correria muitas vezes nós apenas fazemos uma leitura rápida, mas não “absorvemos” o que a mensagem pretendia dizer. O que você espera que o seu colaborador faça depois de receber a mensagem em questão? Pergunte para ele e certifique-se de que ele entendeu o conteúdo. Dependendo do grau de formalidade da empresa, vale desde um “Ok?” até um “aguardo retorno sobre o assunto enviado” ou “favor responder com suas impressões sobre o assunto”. A forma como vai solicitar esse feedback é flexível, mas a necessidade dele é um fato.
Realize processos simples. Adquira pequenos hábitos, desde prestar atenção à grafia até conferir se a mensagem foi entendida. Aplique estes e outros cuidados e evite grandes problemas causados por falhas na comunicação!